A.
Pengertian Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari
bahasa yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu.
Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat
penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung
menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran
oleh Drs. The Liang Gie, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara
teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar seriap kali
diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah
himpunan lembaran-lembaran tulisan. Catatan terulis yang disebut warkat harus
mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur,
mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.
B.
Pengertian Kearsipan
Menurut Kamus Administrasi
Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie :
1) Penyimpanan Warkat (filing) merupakan kegiatan
menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut system,
susunan dan tata cara yang telah ditentukan sehingga pertumbuhan warkat-warkat
itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan
kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat
(finding).
2) System penyimpanan warkat (filing system) adalah
rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun
warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat
ditemukan kembali secara tepat.
C.
Ciri-ciri Arsip
1)
Memiliki arti
2)
Memiliki kegunaan
3)
Disimpan secara teratur.
D.
Wujud Arsip
a)
Dokumen
Semua benda yang dapat member informasi,
sehingga benda tersebut disebut sebagai sumber informasi.
b) Warkat/Record
Berupa
kertas kerja yang mempunyai informasi. Warkat berkembang menjadi arsip, warkat
bertindak sebagai kata benda adalah :
1)
Setiap catatan dan disimpan
2)
Bahan tertulis dan digunakan sebagai bukti
3)
Daftar, monument, dan sebagainya dimana suatu
bukti tertulis.
Jadi,
warkat/record adalah setiap data baik yang tertulis, bergambar walaupun yang
direkam mengenai suatu hal, peristiwa, kejadian yang digunakan sebagai alat
pengingat.
E.
File
Pengertian file adalah :
1)
Kumpulan informasi yang ditata secara sistematik
terdiri atas informasi tertulis, terketik, tercetak, atau terekam dengan mesin
2)
Tempat menyimpan dan menata koleksi informasi
3)
Kumpulan satu jenis koleksi informasi yang memiliki
subyek yang sama
4)
Fakta/data yang dicatat dengan cara tertentu
mengenai sesuatu.
F.
Manfaat Arsip
a) Dengan menyimpan warkat sedemikian rupa sehingga
mudah ditemukan kembali dalam waktu singkat
b)
Menyelamatkan arsip dari kehilangan/kerusakan.
G.
Ruang Lingkup Kearsipan
Ruang
lingkup kearsipan adalah penanganan arsip/warkat yang berisi informasi sejak
tercipta hingga warkat itu dinyatakan dilestarikan/dihapus dari pengertian
lingkup tersebut, maka tata kearsipan meliputi tiga kegiatan, yaitu :
1)
Penciptaan arsip/warkat
2)
Pemilihan arsip
3)
Pengendalian arsip.
Arsip perlu dikendalikan agar tidak
terjadi penyakit formitis. Penyakit Formitis artinya kebiasaan menciptakan
formulit/warkat baru dengan mudah terus menerus, namun masih terus menerus
mempertahankan warkat atau formulir yang lama.
Langkah-langkah pengendalian arsip :
1) Pada perencanaan penciptaan formulir/warkat
antara lain standarisasi, penghapusan dan penggabungan formulir
2)
Perlu diambil langkah-langkah penyusutan arsip.
H.
Penyimpanan Arsip
Arsip harus disimpan dengan menggunakan
system tertentu dan dibantu oleh peralatan dan tempat yang memadai serta
arsiparis yang menguasai bidangnya.
I.
Perawatan Arsip
Arsip-arsip yang telah disimpan harus
dirawat sehingga nilai guna informasi yang terkandung didalamnya dapat
dimanfaatkan semaksimal mungkin sampai jangka waktu tertentu.
J.
Penyusutan/Pemusnahan Arsip
Arsip/warkat
yang sudah tidak berguna secara berkala harus disingkirkan/dimusnahkan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar