Tugas Akhir Arif: Bab I Pendahuluan

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    Latar  Belakang Penulis

Dewasa ini komputer telah menjadi suatu hal yang sangat berperan di masyarakat. Perkembangan ini tidak hanya terjadi di Negara maju saja seperti Amerika, China, Inggris, dll namun juga di Negara berkembang seperti negara kita ini. Dari segi fungsi komputer sebenarnya tidak jauh berbeda dengan produk teknologi lainnya seperti kereta api, pesawat terbang, mobil televisi dan lain sebagainya yaitu meringankan pekerjaan manusia. Apa yang membedakan komputer dengan produk lainnya adalah kemampuannya untuk dapat diprogram guna melaksanakan berbagai macam tugas dengan kecepatan dan ketelitian yang tinggi.

Pada dasarnya pekerjaan manusia dalam aktifitas sehari-hari sangat padat dan dipenuhi berbagai macam kesibukan, untuk mempermudah pekerjaannya manusia membutuhkan sesuatu yang dapat membantu mengurangi beban pekerjaan manusia. Oleh karena itu, teknologi dan informasi sangat dibutuhkan dalam kehidupan masyarakat dewasa ini. Masyarakat dapat merasakan layanan teknologi informasi dan berbagai teknologi lain yang dikembangkan berdasarkan pada perangkat komputer.

Komputer banyak digunakan sebagai alat bantu untuk mengolah berbagai jenis data, Seperti aplikasi Microsoft Office. Aplikasi ini sangat membantu para pekerja kantoran, mahasiswa, pelajar, dan masih banyak lagi. Salah satu bagian dari Microsoft Office adalah Microsoft Office Word.

Microsoft Word merupakan program pengolahan kata yang terbaik dan populer karena kehandalan dan kelengkapannya serta kemudahan yang dimilikinya. Dengan menggunakan Microsoft Word, dapat membantu menyelesaikan pekerjaan terutama di perkantoran seperti pembuatan berbagai macam surat, stuktur organisasi, pembuatan arsip-arsip, daftar absen, dll.

   

1.2  Rumusan Masalah
       Adapun di dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menemukan beberapa masalah, yaitu:

1. Apa yang menjadi penyebab komputer sangat penting bagi dunia perkantoran?
2. Bagaimana peranan komputer dalam menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang ada di perkantoran?
3. Bagaimana cara membuat surat yang baik dan benar di Microsoft Word 2007?

1.3  Tujuan dan Manfaat Penulis
       Adapun tujuan dan manfaat dari adanya penulisan tugas akhir ini, yaitu:

1. Untuk melengkapi tugas dan memenuhi persyaratan guna menyelesaikan Program Keahlian Profesi 1 Tahun (PKP-1) pada Pusat Pendidikan Komputer & Bisnis (PUSDIKOM) Kuala Tungkal.
2. Agar peserta job training baik Mahasiswa/i dapat mengoperasikan komputer, baik itu Teori  maupun Praktek yang didapat di PUSDIKOM..
3. Untuk mengetahui tata tertib dalam bekerja dan cara berkerja yang baik.
4. Untuk menerapkan ilmu yang telah dikuasai kedalam dunia kerja secara langsung.
5. Untuk meningkatkan kedisiplinan dan tanggung jawab didalam melaksanakan tugas-tugas yang telah diberikan.
6. Melatih siswa agar berfikir secara nalar dan dapat mengambil kesimpulan sendiri dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
7. Untuk menambah pengalaman didunia kerja terutama dibidang Operator Komputer.
8. Menambah pengetahuan penulis tentang tata cara pembuatan laporan yang baik dan benar.

1.4     Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran mengenai isi laporan ini, tentang pembahasan yang akan diuraikan dari BAB I sampai dengan seterusnya agar dapat dimengerti oleh pembaca, maka penulis menyampaikan sisetematika secara rinci dalam penulisan laporan adalah sebagai berikut:

 

BAB I                           :  PENDAHULUAN

Adapun permaslahan yang akan dibahas pada bab ini di antaranya latar belakang penulis, rumusan permasalahan, dan data serta  sistematika penulis.

BAB II                         :  LANDASAN TEORI

Adapun permaslahan yang akan dibahas dalam bab ini di antaranya tentang pengertian komputer, sejarah komputer, macam-macam komputer, aspek-aspek dasar komputer, fungsional komputer dan teori tentang Microsoft Word 2007.

BAB III                        :  GAMBARAN UMUM TENTANG INSTANSI

Pada bab ini penulis menjelaskan tentang sejarah singkat, tugas pokok dan fungsi, Visi dan Misi, Struktur Organisasi serta Profil Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

BAB IV                        :  PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis menguraikan laporan yang membahas tentang penggunaan Microsoft Word 2007 dalam pembuatan Surat Keterangan Sementara Pengganti KTP-el di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

BAB IV                        :  PENUTUP

Pada bab ini berisi tentang kesimpulan yang bisa ditarik dengan penulisan laporan dan saran-saran yang ada kaitannya dengan kesimpulan yang dibuat.

MANAJEMEN KEARSIPAN

  A.         Pengertian Arsip

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar seriap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan. Catatan terulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.

  B.         Pengertian Kearsipan

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie :

1)    Penyimpanan Warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut system, susunan dan tata cara yang telah ditentukan sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).

2)     System penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

  C.         Ciri-ciri Arsip

1)      Memiliki arti

2)      Memiliki kegunaan

3)      Disimpan secara teratur.

  D.       Wujud Arsip

a)      Dokumen

Semua benda yang dapat member informasi, sehingga benda tersebut disebut sebagai sumber informasi.

            b)   Warkat/Record

        Berupa kertas kerja yang mempunyai informasi. Warkat berkembang menjadi arsip, warkat bertindak sebagai kata benda adalah :

1)      Setiap catatan dan disimpan

2)      Bahan tertulis dan digunakan sebagai bukti

3)      Daftar, monument, dan sebagainya dimana suatu bukti tertulis.

Jadi, warkat/record adalah setiap data baik yang tertulis, bergambar walaupun yang direkam mengenai suatu hal, peristiwa, kejadian yang digunakan sebagai alat pengingat.

  E.         File

      Pengertian file adalah :

1)      Kumpulan informasi yang ditata secara sistematik terdiri atas informasi tertulis, terketik, tercetak, atau terekam dengan mesin

2)      Tempat menyimpan dan menata koleksi informasi

3)      Kumpulan satu jenis koleksi informasi yang memiliki subyek yang sama

4)      Fakta/data yang dicatat dengan cara tertentu mengenai sesuatu.

  F.         Manfaat Arsip

a)    Dengan menyimpan warkat sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan kembali dalam waktu singkat

b)      Menyelamatkan arsip dari kehilangan/kerusakan.

  G.       Ruang Lingkup Kearsipan

Ruang lingkup kearsipan adalah penanganan arsip/warkat yang berisi informasi sejak tercipta hingga warkat itu dinyatakan dilestarikan/dihapus dari pengertian lingkup tersebut, maka tata kearsipan meliputi tiga kegiatan, yaitu :

1)      Penciptaan arsip/warkat

2)      Pemilihan arsip

3)      Pengendalian arsip.

Arsip perlu dikendalikan agar tidak terjadi penyakit formitis. Penyakit Formitis artinya kebiasaan menciptakan formulit/warkat baru dengan mudah terus menerus, namun masih terus menerus mempertahankan warkat atau formulir yang lama.

Langkah-langkah pengendalian arsip :

1)  Pada perencanaan penciptaan formulir/warkat antara lain standarisasi, penghapusan dan penggabungan formulir

2)      Perlu diambil langkah-langkah penyusutan arsip.

  H.         Penyimpanan Arsip

Arsip harus disimpan dengan menggunakan system tertentu dan dibantu oleh peralatan dan tempat yang memadai serta arsiparis yang menguasai bidangnya.

  I.            Perawatan Arsip

Arsip-arsip yang telah disimpan harus dirawat sehingga nilai guna informasi yang terkandung didalamnya dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin sampai jangka waktu tertentu.

  J.          Penyusutan/Pemusnahan Arsip

Arsip/warkat yang sudah tidak berguna secara berkala harus disingkirkan/dimusnahkan.